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依照场合分类

来源::未知 | 作者:博天堂官网 | 本文已影响 99 人

2007年9月22日,下午三点,我正在高雄县议会的讲堂讲解依照场合分类、批次处理的重要。我问了一个问题:

  “如果有一个活动通知,需要打三十个电话,通知三十位朋友参加,需要耗时多少?”
  “两小时”、“一个半小时”、“三小时”答案此启彼落
  “30分钟!”高雄巨港青商的姻雅回答
  “为何你觉得30分钟就能打完”我请她详细解释一下
  “一开始打会比较慢,打了几通后,就会抓出要传递的核心讯息,写在纸上,每一个讲的时候都讲标准的话术,这样子越打就会越快”姻雅回答

  真是个好答案,需要常常打电话给别人的都知道,把数个电话集中在一起打可以节省大量的时间。将同样类型的事情一次处理,其实这就是以照场合分类、批次处理的概念,在加工及组织的阶段中,是最三个最重要的概念之一(另外两个是下一步行动及任务,三者息息相关),”场合”两个字,也是这篇文章的主题。

  好友苹果核曾在文章“发掘属于你的inbox”中提到:

  “场合检视的能力是inbox进化成行动清单最重要的核心力量,将inbox调整成依【场合】分类应该能够提升更多的效率”

  但是何谓场合呢?场合的英文是“context”,英文翻译是“造成一个事件发生所需的环境”,例如:

  想打电话给张先生,所需的场合就是电话
  想要写email给Thomas,所需场合就是电脑

  场合的概念有点像web 2.0的“tag”概念,标上一些标签,借此分类。但是场合的数量过多,会让我们容易忘记该为行动贴上哪个场合,依我个人的工作习惯,只用了以下五个场合来分类,分别是自己动手做、当面沟通、电话、电脑、思考。

(1)自己动手作

  2008年5月18日的研讨会后,在课堂中讲解时,提到希望时间管理的高手们,尽量不要自己动手作,而要授权给他人。这样的讲法,让许多朋友觉得很不舒服(事情都给别人做,自己省时间,这不是很自私的行为吗?),也有些朋友没有这样的感觉,觉得和我一贯的思路没有不同。一样的话,引请不同反应,也让我在研习会后细细思索。后来才发现,我没有把“团队分工”的概念讲解清楚。

  时间管理问题,大多和其他人的互动有所关系,如果能够建立团队,并有很好的互信基础,整个团队就可以依照个人的专业及所有的自由时间分工。每一个参与的个人都有参与感、这样子不用凡事都由主办人自己承担,并能造就一个很好的结果。

  以我5月18日时间管理的研习会为例,这场研习中涌泉的宏霖、老K是主办人,小关、昆虫则协助事前餐点、报到等行政事宜(老K、长风、小秋、喵等等人也协助良多),我及老K则负责讲课的部份,形成团队,并有完善的分工,就能举办一个复杂的研习会。

  自己动手做的品质最好(例如部落格文章写作我就无法授权,要自己写),也是没有团队支援时的最佳选择,但是有团队时,就要瞭解自己在团队中的角色,善尽职责,这样就能成就复杂的任务,贡献更大的价值。

(2)当面沟通

  今年的4月26日为了举办一日的时间管理研习会,我也利用参加涌泉举办iRich版现金流活动的机会,介绍研习会活动,并获得在场涌泉夥伴们的支持。这就是一种当面的沟通。为了和涌泉夥伴说明,我事前准备了一整页的笔记,思考如何表达自己的概念让大家瞭解,并提出要请涌泉夥伴一起思考的问题(收费费用的讨论)。

  日本茶道师千利休提出“一期一会”的说法,“一期”,表示人的一生;“一会”,意味着仅有一次相会。也就是说,泡茶人与喝茶人,要珍惜能够在一起喝茶的机缘,既然是人生中仅有一次的相会,我们就必需付出人生中仅有一次的精神,来对待眼前这个茶会。这个概念让我对于当面沟通这件事情很重视,人生无常,要珍惜碰面的机缘。

内人Clare很落实”当面沟通”这件事情,在每次和朋友的聚会和家庭活动中,她一定事前作足功课,不论是交通、天气、行程、到当地要做的事情,无不推敲拿捏,这一点让我收获良多。也让我养成和人讨论事项前,一定会做好准备,才不会碰面开会却无法进入主题,作成结论。

(3)电话

  我在七月份的电子报“黄金通讯录十招 打通人脉任督二脉”,提出了建立黄金通讯录的三个基本原则,建立单一资料库、名片资料数位化、把电脑和手机同步通讯录。这样的好处是,让我们建立通讯录系统,可以快速找到自己要联络人的电话。

  以前面姻雅三十分钟打三十个电话为例,如果她的手边没有一本完整的通讯录(青商会会为所有会友制作通讯录),她就无法行云流水的一路打电话下去,而必须花 费许多时间找寻电话号码,造成无谓的时间浪费,因此,如果自己平时就养成建立完整通讯录的习惯,也可以让我们大幅节省时间。

  除此之外,每通电话前,事先想好要沟通的重点也很重要,不但可以节省通话时间,更能让双方迅速进入事情的沟通,品质也能更好。

(4)电脑

  电脑上面的场合我觉得要分成两大类,一个是单机做事的状况(规划任务、写文章等),一个是用电脑沟通的状况(email、skype等)。不论哪一个状况,都需要纯熟的打字能力,如果您的打字速度太慢,一定要想办法把自己中文打字的速度练起来。

a. 运用电脑软体做事

  我会使用google文件写文章、keynote制作简报、运用行事历、通讯录等软体,让我做事时更加流畅。我觉得现代人要学习一些电脑软体来增加自己的工作效率,可以让自己工作能力大增。我建议投影片的制作、用电脑绘制心智图、简单的图片加工都是要学的。

b 运用电脑来沟通

  网路,就是通往别人面前电脑视窗的那一条路,如果您使用电脑,却没有善用电脑的沟通功能,那可真的太可惜了。除了最普遍的 emails,skype也是非常棒的沟通工具。除此之外,可以利用网路论坛、部落格、SNS来提高自己的数位能见度,做好数位行销的工作。可以把网路上朋友当成虚拟智囊团,不论是各种自己感兴趣议题(电脑、生活、时间管理、阅读、理财等等),都有人可以请教讨论,学习起来也更加迅速。

  我常常觉得,电脑不会落伍,但使用电脑的我们会落伍。学好电脑及各种网路的应用,等于是增强我们的数位能力,让我们的影响力藉由软体及网路更加扩大。

(5)思考

  大部分时间管理的思考,属于直线型,想好下一步行动即可(约占80%),少部份的思考比较复杂,需要心智图或规划工具的配合,才能想得完整(约占20%),有一些极重要的问题,则需要深度思考(约占1%),需要阅历及长期的练习,才能德倒好的答案。

  因此在加工的阶段,有些问题不是一下子就想得出合适的下一步行动,这时候这些事情,就可以归类到”思考”这个场合,利用时间,再做深入的分析及思索。例如我要规划出国自助旅行的行程,因为牵扯的因素很多(预算、天数、假期、行程等),就需要用特定的时间思考规划比较合适。

  我常常觉得时间管理,其实是某一种系统思考,运用一些方法,让自己思考的品质变好,最终让我们做事的品质提升。
 
结语

  一旦我们决定要做哪一件事情候,要有方法将这些事情执行好。而依照场合分类,事实上是一种将事情系统化执行的思考,让我们这些思考过的行动方式,创造更好的身(自己动手)、语(沟通)、意(思考)结果。


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